Z tego modułu generujesz plik xml z tymi słownikami i przekazujesz do jednostek.

Kiedy wszystkie jednostki będą miały te słowniki i wczytają je przed wygenerowaniem plików dla ciebie, to dostaniesz od nich prawidłowe pliki xml z SJO BeSTii. Zsumowanie bilansów otrzymanych do bilansów łącznych odbędzie się w BeSTii gładko i szybko.

Słownik wpisujesz w module Administracja-Informacje uzupełniające. Wypełniasz dwa pola:

1. symbol – to mogą być liczby np. 1, 2, 3, … dla kolejnych pozycji słownika. Możesz wpisać inaczej wedle swojego uznania
2. opis – do każdej pozycji przypisujesz opis odpowiedni dla niej np. Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, Umorzenie środków trwałych, Umorzenie pozostałych środków trwałych i wyposażenia, Odpisy aktualizujące należności

Kiedy już wpiszesz wszystkie potrzebne ci pozycje w tym słowniku, to z menu plik wybierasz eksport do pliku xml. W ten sposób otrzymany plik zapisujesz na dysku i wysyłasz e-mailem do swoich jednostek.

Ten słownik potrzebujesz mieć również w sytuacji, gdy wszystkie jednostki sporządzają sprawozdania finansowe w zielonej BeSTii albo kiedy wstawiasz  tylko do niej sprawozdania łączne.

Według przepisów obowiązujących do końca 2009 roku do 10 lipca jednostki budżetowe posiadające rachunek dochodów własnych sporządzą sprawozdanie Rb-34. Zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze będące w likwidacji do dnia 31 grudnia wykonają odpowiednio sprawozdania Rb-30 i Rb-31 na starych zasadach.

Zakłady budżetowe powołane w tym roku zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia sporządzą nowe sprawozdanie Rb-30S.

8 lipiec

1. jednostki budżetowe wykonujące zadania zlecone składają Rb-27ZZ   do zarządów j.st. (wójtów, burmistrzów, prezydentów i zarządów powiatów oraz województw)

12 lipiec (normalnie do 10-go ale ten termin w tym roku wypada w sobotę więc przesuwa się na poniedziałek)

1. jednostki budżetowe składają do zarządów j.st.: Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, Rb-N i dodatkowo RB-34 jeśli prowadzą rachunki dochodów własnych oraz Rb-50W i  Rb-ZN te, które wykonują zadania zlecone
2. zakłady w likwidacji Rb-30, gospodarstwa w likwidacji Rb-31, fundusze celowe w likwidacji Rb-3xx (wojewódzkie i powiatowe fundusze gospodarki zasobem geodezyjnym i kartograficznym), nowe zakłady samorządowe Rb-30S oraz wszyscy składają Rb-Z, Rb-N do zarządów j.st.
3. zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-27ZZ do dysponentów przekazujących dotacje i do wiadomości do RIO

14 lipiec

1. Samorządowe instytucje kultury i ZOZ-y składają jednostkowe Rb-N i Rb- Z do zarządów j.s.t.
2. zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-50 do dysponentów przekazujących dotacje i do wiadomości do RIO

22 lipiec

1. zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, Rb-N, Rb-ZN, RB-30, Rb-30S, Rb-31, Rb-34, Rb-3xx do RIO
2. zarządy j.s.t. składają zbiorcze  Rb-ZN do dysponentów dotacji
3. zarządy j.s.t. składają jednostkowe organu Rb-NDS do RIO

28 lipiec

1. zarządy j.s.t. składają zbiorcze  Rb-N i Rb-Z jednostek z osobowością prawną do RIO

P.S. Już pora jest, by mieć uchwałę w sprawie uchwalania i wykonywania budżetu według nowych uregulowań.

Ustawienia dotyczące j.s.t robisz identycznie jak w BudzetDoBestii.exe. Dodatkowo do jednostek, które masz zapisane w module Organizacja potrzebujesz przypisać nazwy i regony tych jednostek zapisane w twojej BeSTii. Tę czynność wykonujesz raz i zapamiętujesz.

Z wybranego dokumentu z systemie Budżet za pomocą jednego kliknięcia tworzysz  pakiet plików skrótjednostki.xml, który zawiera informacje dotyczące planu finansowego lub jego zmiany dla jednostki o wskazanym skrócie, którego używasz w module Organizacja.

Poniżej możesz pobrać BudzetDoBestiiSJO. Pobrany plik zapisz do katalogu, w którym będziesz przechowywać utworzone pliki xml.

BudzetDoBestiiSJO.exe

We wpisie Import planu finansowego jednostki budżetowej do SJO BeSTi@ sa instrukcje dla księgowych jak takie pliki wczytać do SO BeSTii.

Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia zadaj proszę je poniżej. Mile widziane również informacje jak sobie radzisz z wdrożeniem. Dziękuję.

Jakie są opinie osób, które korzystają z tego rozwiązania?

Taka forma – wg mnie – jest rewelacyjna. Prowadząca szkolenie wszystko przystępnie wyjaśnia, do tego wszystkie operacje można śledzić na bieżąco na ekranie komputera. Taka forma szkolenia jest duuuuuużo lepsza niż czytanie przydługiej instrukcji
Można by nagrać oddzielne filmiki obrazujące poszczególne działania na Bestii, np. “Instalacja”, “Otwieranie okresu sprawozdawczego”, “Eksport sprawozdania do pliku” itp. – wtedy każda księgowa sięgałaby do tego zagadnienia jakie akurat ją interesuje.
Można by również w filmie pokazać różne myki i ułatwienia skracające czas przygotowywania dokumentów jakie program na pewno ma.

Jak wygląda fragment takiego materiału?

Po przekazaniu serii takich materiałów można zorganizować sesje on-line Pytania i odpowiedzi. Wówczas uczestniczące we wdrożeniu księgowe mogą zapytać o sprawy, które jeszcze budzą ich wątpliwości. Oczywiście z takiego spotkania przygotowuje się również materiał wideo dla tych osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu na żywo. Można pytania od nich przyjąć przed spotkaniem i w trakcie spotkania również na nie odpowiedzieć. Na takie spotkanie można zaprosić również konsultanta z RIO, jeśli odpowiedzi nie jest w stanie udzielić osoba wdrażająca system w j.s.t.

Dlaczego taki sposób wdrażania jest korzystny również z punktu widzenia j.s.t.?

Osoba, która jest odpowiedzialna w j.s.t. za wdrożenie ma swoje obowiązki, które musi wykonywać w terminie. Materiał wideo księgowi mogą odtwarzać w dowolnym czasie  i tyle razy aż wiedzę sobie utrwalą. Robią to w stosownej dla siebie chwili. W tym czasie nie jest angażowana osoba odpowiedzialna za wdrożenie.

A jak ty radzisz sobie z tym zagadnieniem?

Wczytywanie wykonuje  się w kilku krokach:

1. Otwierasz stosowny okres sprawozdawczy
2. Wybierasz z listy sprawozdanie
3. Otwierasz sprawozdanie
4. Sprawdzasz datę sprawozdania – zmień ją na taką, z jaką masz w pliku xml
5. W menu Plik wybierz import z pliku xml
6. Wskaż na wygenerowany plik i wciśnij przycisk Otwórz
7. Poczekaj na koniec importu i zamknij okno importu
8. Zmień zakładkę z nagłówka na pozycje, zapisz i …

Jak wygenerować xml w Sprawozdania J?

Wybierasz w Ustawieniach odpowiedni okres sprawozdawczy (możesz wybierać również okresy historyczne – ucząc się możesz zacząć np. od stycznia tego roku). U dołu okna klikasz na przycisk:

Otwiera się okienko, do którego musisz wpisać dane odczytane (a nawet skopiowane, bo potrzebna jest zgodność co do jednego znaku, jego wielkości i wszystkich odstępów) z informacji dotyczących jednostki budżetowej, dla której tworzysz plik xml. Podstawowe dane zapamiętują się. Przy kolejnych okresach sprawozdawczych musisz tutaj zmienić datę i warto zmienić nazwę pliku. Warto założyć sobie odrębny folder (katalog), w którym będziesz zapisywać utworzone pliki.

Takie dane przepisujesz:

Jeśli klikniesz na powyższy obrazek, to otworzy się on w odrębnym oknie w powiększeniu.

Masz dodatkowe pytania?

Możesz otrzymać odpowiedź na nie podczas darmowych konferencji on-line, na które przyjmuję zapisy poniżej (liczba miejsc na konferencji ograniczona):

Możesz zadać swoje pytania poniżej wpisując je w komentarz. Pamiętaj – pytając oszczędzasz swój czas i pomagasz innym torując drogę po tym nowym dla wielu osób szlaku. Dziękuję za Twoją odwagę i pytania, które zadasz.

Poniżej jest link do pobrania programu:

Pobierz plik i zapisz do katalogu c:delfinbudzet

BudzetDoBestii4125

Instrukcje filmowe znajdziesz w tym blogu we wpisie: Plik xml dla projektu2010 do BeSTii

W tym momencie możliwe są następujące warianty wczytywania xml’a do BeSTii:

1. wczytujesz dane jednostkowe do wskazanej jednostki w BeSTii
2. wczytujesz dane zbiorcze do j.s.t. w BeSTii
3. wczytujesz dane jednostkowe do wskazanej jednostki w SJO BeSTii

Jakie są dwie kluczowe sprawy, które powodują błędy sygnalizowane w BeSTii podczas importu?

1. nieprawidłowa jednostka
2. nieprawidłowy schemat

Wadę w punkcie 1 dość łatwo naprawić. Nazwa jednostki znajduje się w pierwszej części pliku xml. To jest plik tekstowy więc można go otworzyć w notatniku. Wystarczy zrobić następujące czynności:

1. wygenerować pliki xml z F-K i z odpowiedniej wersji BeSTii dla swojego przypadku (trzeba im nadać różne nazwy)
2. w moim komputerze w dwóch oknach otworzyć w notatniku oba pliki xml powtarzając poniższe kroki dla każdego po kolei:
   • kliknąć prawym przyciskiem myszki na nazwie pliku
   • w oknie menu wybrać polecenie otwórz za pomocą
   • z kolejnego okienka menu wybrać notatnik
   • w każdym z okien odnaleźć fragment od początku pliku do tekstu <Sprawozdania>

W pliku z BeSTii wygląda to mniej więcej tak:

<?xml version=”1.0″ encoding=”utf-8″?><PaczkaSprawozdan Wersja=”0.3″><Okres><Rok>2010</Rok><TypOkresu>Kwartal</TypOkresu><Okres>1</Okres></Okres><Jednostki><Jednostka><Nazwa>BATORZ</Nazwa><Typ>G</Typ><Symbol>w</Symbol><Regon>000535215     </Regon><WK>06</WK><PK>05</PK><GK>01</GK><GT>2</GT><PT>0</PT><Sprawozdania>

Prawdopodobna różnica wystąpi we fragmencie, który zaznaczam na niebiesko. Nie ma co się jednak zastanawiać i tracić czas na porównywanie. Trzeba ten fragment w pliku z F-K podmienić na to, co jest w pliku z BeSTii.

Wystarczy ten fragment zaznaczyć w xml z Bestii i klawiszami CTRL+C z klawiatury (lub klikając prawym przyciskiem myszy wybrać z menu kopiuj) przenieść ten fragment do schowka. Teraz zaznaczyć ten sam fragment w pliku z F-K i nacisnąć na klawiaturze CTRL+V (lub prawym przyciskiem myszy otworzyć menu i wybrać wklej). Żeby operacja zakończyła się powodzeniem, to koniecznie muszą zostać zapisane te zmiany w pliku z F-K i na dodatek w kodowaniu utf-8.

Wybierasz w Notatniku z menu plik polecenie Zapisz jako i wykonujesz ustawienia jak na obrazku poniżej:

W przypadku nieprawidłowego schematu samodzielnie niewiele możesz zrobić. Tutaj dostawca oprogramowania musi dostarczyć Ci odpowiednie narzędzie, które taki schemat wygeneruje poprawnie.

Powodzenia!

P.S. W środę będzie dostępna aktualizacja Sprawozdań zbiorczych w wersji se i z, w których już będzie działać import Rb-27S i Rb-28S za pomocą plików xml.

Import Rb-50 działa w obecnej wersji. Proszę zwróć uwagę, że sprawozdania do każdego dysponenta są w odrębnym pliku xml oznaczonym w nazwie kodem dysponenta.

]]> http://skarbnikgminy.pl/2010/04/12/reczne-poprawianie-pliku-xml-do-bestii/feed/ 0 http://skarbnikgminy.pl/2010/04/08/format-wymiany-danych-miedzy-bestia-i-systemami-zewnetrznymi/ http://skarbnikgminy.pl/2010/04/08/format-wymiany-danych-miedzy-bestia-i-systemami-zewnetrznymi/#comments Thu, 08 Apr 2010 21:20:49 +0000 Barbara Szumocka http://skarbnikgminy.pl/?p=658 Co umożliwia wymianę danych między systemami?

1. Musi być określony format wymiany – to znaczy opisany musi być plik, który będzie zawierał informacje zrozumiałe dla systemów, które się informacją wymieniają
2. Jeśli przekazywana jest informacja tylko w jedną stronę np. z systemu A do B, to system A musi umieć utworzyć taki plik z posiadanych danych a system B musi umieć go przeczytać i zapisać u siebie otrzymane dane
3. Jeśli system przyjmuje i wysyła dane używając zdefiniowanego formatu, to musi umieć utworzyć plik z informacjami i taki sam plik musi umieć przeczytać i przyjąć informacje w nim zawarte.

W nowej wersji 3.x BeSTii nie ma już możliwości wczytania sprawozdań wykonanych w zewnętrznych systemach takich, jak programy finansowo księgowe czy sprawozdawcze za pomocą plików *.dbf. Dlatego z większości programów zewnętrznych nie można przenieść danych do sprawozdań Rb-27S i Rb-28S za marzec w zaktualizowanej BeSTii.

Ten format był używany w sposób opisany w punkcie 2. BeSTia umiała czytać pliki *dbf ale ich nigdy nie tworzyła.

Po zmianie systemu z Budżet ST II na BeSTi@ sukcesywnie, w miarę kolejnych zmian w rozporządzeniach MF znikały pliki *.dbf, które umiała czytać BeSTi@. Najdłużej utrzymały się d*.dbf dla Rb-27S i w*.dbf dla Rb-28S.

Już na samym początku pojawienia się BeSTii postawiono warunek utrzymania formatu *.dbf tylko do czasu, kiedy rozporządzenie nie zmieni zawartości w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S. Obecnie obowiązujące rozporządzenie wprowadziło taką zmianę. Do sprawozdania Rb-28S wprowadzono kolumnę 10 o nazwie: Wydatki zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego. A ta kolumna nie  jest określona w formacie pliku w*.dbf, który określały rozporządzenia dotyczące Budżetu ST II.

Sama łudziłam się, że skoro tę kolumnę będziemy wypełniać dopiero w rocznym sprawozdaniu za rok 2010, to dostaniemy trochę czasu, żeby dostosować się do tych zmian. Myślałam podobnie jak inni dostawcy zewnętrznego oprogramowania, że chociaż na pierwszy kwartał będzie bez zmian, bo nowy format plików We-Wy (wejścia i wyjścia) ogłoszono 31 marca. Dokument ma datę 23.03.2010 a znalazłam go w Internecie dopiero 8 kwietnia i nie na stronie BIP MF – chociaż tam powinien być. Tam tkwi dokument z 2007 roku.

Jesteśmy w trochę lepszej sytuacji niż dostawcy programów F-K, bo przekazujemy do BeSTii zbiorówkę a nie jednostkowe sprawozdania. Wierzę, że zdążymy zrobić poprawki na czas i przekażemy sprawozdania bez problemów.

Również wierzę, że wykonawcy BeSTii uchronili się od niekorzystnej sytuacji, kiedy BeSTi@ nie potrafi przeczytać danych z pliku *.xml, który sama wygenerowała.

A w duchu marzę podobnie jak Ty, by zmiany były ogłaszane z większym wyprzedzeniem. Wtedy mamy szansę przygotować się na ich wprowadzenie bez stresu.

Dzisiaj mogę Ciebie tylko zapytać: Jakiej informacji jeszcze poszukujesz, która potrzebna jest Ci do sporządzenia sprawozdań na czas? Napisz poniżej. Pomogę Ci ją uzyskać.

Pierwszą zmianą jest wprowadzenie szerszej listy zadań ustawowych. By system informatyczny działał prawidłowo muszą być zachowane mechanizmy, które stosowano do tej pory obok tych nowych, które są wprowadzane.

Zgodnie z art. 237 ust. 2 w 2010 r. dochody i wydatki planuje się w podziale na rodzaje zadań, dlatego też dla projektu na 2010 r. będzie domyślnie zaznaczona kolumna “rodzaj zadania”. Poszczególne wpisy w tej kolumnie oznaczają:

1. zlecone - zadania z zakresu administracji rządowej i innych zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami,
2. poroz. z AR - zadania wykonywane na mocy porozumień z organami administracji rządowej,
3. poroz. z JST – zadania realizowane w drodze umów lub porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego,
4. własne - zadania własne.

Z pewnością nie budzi w tobie żadnej wątpliwości odpowiedź na pytanie, które pozycje z twojego budżetu znajdą się w grupie zleconych i porozumień z administracją rządową. W systemie Budżet masz je określone w słowniku zadań ustawowych  i od lat robisz plan finansowy, w którym pokazujesz w identycznej strukturze dział/rozdział dochody i wydatki.

W wielu budżetach, które oglądam występują tylko dwa zadania: własne i zlecone mimo, że jednostki te realizują zadania na podstawie porozumień z innymi j.s.t. Dlaczego tak jest?  Te umowy finansowane są ze środków własnych twojej gminy i zgodnie z przepisami kwalifikujesz je do zadań własnych.

Do tej pory przyjmowaliśmy dwie zasady:

1. zaliczaliśmy do zadania ustawowego (definiowanego w słowniku zadań ustawowych) tylko te porozumienia i umowy, które pojawiały się w dochodach twojego budżetu. Wtedy również pojawiały się one w wydatkach w tej samej strukturze dział/rozdział
2. na poziomie grup definiowanych w klasyfikacji (obok części) dopisywaliśmy potrzebne grupy które dzieliły zadanie ustawowe wydatki własne na podgrupy np. zadania realizowane wspólnie z innymi jst, pomoc finansowa i rzeczowa dla jst, itp.

Ponieważ możesz definiować dowolną ilość zadań ustawowych w naszym systemie, to rodzi się pytanie

Które pozycje dochodów i wydatków powinny zostać oznaczone przynależnością do kolumny Rodzaj zadania – poroz. z JST?

Pojawiają się zadania jeszcze bardziej złożone. Na przykład zadanie realizowanej wspólnie inwestycji przez kilka jst  finansowane z udziałem środków z UE. Jak w takiej sytuacji przypisać tę pozycję do grupy działów, grupy paragrafów i zadania ustawowego, by pokazać tę pozycję we wszystkich wymaganych prawem układach informacji?

Dlaczego o tym piszę? Złożoność zadań, z którymi masz do czynienia w twoim budżecie może doprowadzić do takiej sytuacji, że pokażesz to zadanie w BudżecieP w zadaniu ustawowym w taki sposób, że nie uda się go poprawnie przepisać automatycznie do BeSTii. Oczywiście po transferze wszystko jest otwarte i możesz poprawić ręcznie kolumnę Rodzaj zadania. Pytanie tylko czy możesz zrobić tak, by uniknąć tej dodatkowej pracy?

Poprawiam program, który pozwoli przygotować plik xml z danymi z Budżetu do BeSTii. W programie tym przypiszesz pozycje ze słownika zadań ustawowych do następujących pozycji w kolumnie Rodzaj zadnia:

1. zlecone
2. poroz. z AR
3. poroz. z JST

Wszystkie inne pozycje z Budżetu zostaną przypisane do pozycji własne.

Ty potrzebujesz odpowiedzieć na pytanie: czy potrafię dokonać takiego przypisania? Jeśli masz uwagi i pytania, to proszę napisz je poniżej. Dziękuję.