Skarbnik Gminy, Skarbnik Powiatu » BilansJ

7 sposobów jak sporządzić łączne sprawozdanie finansowe j.s.t. za rok 2010?

Barbara Szumocka — Tue, 05 Apr 2011 20:56:28 +0000

Pismo Ministerstwa Finansów z dnia 3 lutego 2011 r. znak DR3/502/30/IDM/2011/ST-137 rozwiewa ostatecznie wszystkie wątpliwości, jakie mogłaś mieć przystępując do sporządzenia sprawozdań finansowych za 2010 rok.

Dyrektor Departamentu Rachunkowości Dorota Będziak wyjaśnia, że regulacje rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 (DZIENNIK USTAW Z 2010 R. NR 128 POZ. 861) miały ograniczone zastosowanie w roku 2010. Musiały być stosowane tylko w zakresie regulacji dotyczących wykonania budżetu środków europejskich. W pozostałym zakresie w jednostkach samorządowych weszły w życie dopiero od 1 stycznia tego roku tj. 2011.

W związku z tym podstawowe zasady ewidencji zdarzeń w 2010 nie uległy zmianie a księgi rachunkowe z roku 2010 masz prawo uznawać za prowadzone na bieżąco i przyjąć jako podstawę do sporządzenia sprawozdań finansowych według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia MF z dnia 28 lipca 2006

Co to oznacza w praktyce?

Sprawdźmy, co na temat łącznych sprawozdań mówi to rozporządzenie z 2006 roku. Wybiorę tylko pewne fragmenty, byś oszczędziła czas na szukaniu:

§ 14.

1. Jednostki kontynuujące działalność sporządzają sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia.

4. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki jest sprawozdaniem finansowym jednostkowym.

5. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych jest sprawozdaniem łącznym.

6. Sprawozdania finansowe łączne są sumą sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych i sporządza się je w złotych i groszach.

§ 17.

1. Sprawozdanie finansowe jednostki podpisuje kierownik jednostki i główny księgowy

3. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego podpisują członkowie zarządu (tu rozumie się też wójt, burmistrz, prezydent) i skarbnik.

4. Sprawozdania finansowe łączne i skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego podpisuje przewodniczący zarządu i skarbnik.

§ 19.

3. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania finansowe łączne osobno dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych i przekazują je do regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego.

4. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują bilanse z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego do regionalnej izby obrachunkowej do dnia 30 kwietnia roku następnego.

Jak już wiesz sprawozdanie łączne jest sumą sprawozdań. A z tego wynika, że będziesz sumować kwoty ze wszystkich pól “liści” z dokumentów w każdej grupie oddzielnie. Każdy formularz sprawozdania jst ma strukturę drzewa z kolejnymi gałęziami a na samym końcu masz „liść” czyli taką pozycję, do których wpisujesz wartości liczbowe. Kwoty w pozycjach, które mają w formularzu wpisaną formułę musisz wyliczyć według tej formuły.

Kiedy otrzymujesz jednostkowe sprawozdania tylko w formie papierowej, to bardzo ważne jest byś sprawdziła czy liczba ma znak minus w polach, w których wpisywana jest strata. Jedynym wyjątkiem w formularzach jest pozycja III.1 w zestawieniu zmian w funduszu. Tylko w tym wierszu kwotę straty wpisuje się ze znakiem plus, jako zmniejszenie funduszu jednostki. Jeśli tego nie dopilnujesz, to już przy sumowaniu kwot w polu strata będziesz mieć zafałszowaną kwotę łącznej straty dla danego typu jednostek i odpowiedniego dokumentu. To również oznacza, że we wszystkich wyliczeniach wyniku finansowego będziesz go wyliczać jako sumę strat (ze znakiem -) i zysku ( ze znakiem + oczywiście).

Jak możesz sobie pomóc i ułatwić tę pracę?

Potrzebujesz narzędzia, które:

księgowym z jednostek pozwoli przygotować dla ciebie dokumenty w formie elektronicznej
tobie pozwoli wczytać te pliki i zsumować prawidłowo w sposób automatyczny

Znam dwa systemy, które to robią. Pewnie są inne a w szczególności takie oparte o arkusze kalkulacyjne.

Darmowe rozwiązanie dostajesz w systemie z MF BeSTi@ i SJO BeSTi@. Możesz to zrobić tylko w BeSTii na trzy sposoby:

Sposób 1. Jednostki są połączone z bazą dużej BeSTii (zielonej) i księgowi wprowadzają tam dokumenty swoich sprawozdań finansowych. Kiedy to zrobią ty tylko sprawdzasz i po sprawdzeniu agregujesz. W zasadzie sprawdzanie obywa się ręcznie, bo nie widziałam tam automatycznych narzędzi do sprawdzania. Takie rozwiązanie stosujesz, gdy masz tych księgowych w jednej sieci informatycznej.

Sposób 2. Kiedy jednostki masz w różnych miejscach odległych od siebie, to możesz wykorzystać połączenie sił zielonej BeSTii i niebieskiej SJO BeSTii. Księgowi po wprowadzeniu dokumentów w swojej instalacji niebieskiej BeSTii wysyłają ci pocztą e-mail z załączonym plikiem xml, który ty wczytujesz do zielonej BeSTii, sprawdzasz i tutaj agregujesz (sumujesz automatycznie) podobnie, jak w punkcie 1.

Sposób 3. Papierowe dokumenty, które przyniosły ci jednostki przepisujesz do zielonej BeSTii ręcznie przy okazji sprawdzając. Kiedy wprowadzisz, to sumujesz w taki sam sposób, jak w poprzednich punktach. Ten sposób jest dla ciebie najbardziej uciążliwy ale mimo wszystko łatwiejszy w zastosowaniu niż ręczne wyliczanie odpowiednich sum. W tym sposobie możesz dołączyć wczytywanie plików xml, które w formacie akceptowanym przez BeSTię generowane są w jednostce przez ich system F-K.

Za darmo możesz policzyć w:

Sposób 4. W arkuszu kalkulacyjnym, w którym zdefiniujesz sobie tabele z wierszami odpowiednio dla poszczególnych dokumentów (tutaj wystarczy, że wpiszesz tylko “liście”, bo tylko liście musisz później przepisać do zielonej BeSTii w odpowiednim łącznym dokumencie) a w kolumnach wpiszesz odpowiednie kwoty z każdej jednostki. Pamiętaj je tak pogrupować, by łatwo formułą suma zebrać w arkuszu kwoty dla JB, ZB, GP. BeSTi@ wylicza sama formuły w oparciu o wpisane kwoty z “liści”.

Pozostają ci jeszcze odpłatne systemy do sporządzania bilansów

Sposób 5. Słyszałam o kilku systemach od dostawców oprogramowania do księgowości ale nie widziałam ich w działaniu. Nie mogę ci żadnego zarekomendować. Jeśli używasz jakiegoś i chcesz podzielić się doświadczeniami, to napisz komentarz. Ostatnie dwa sposoby możesz zrealizować za pomocą mojego autorskiego rozwiązania. System informatyczny powstał jeszcze w czasie, kiedy j.s.t sporządzały tylko bilanse jednostkowe JB. ZB, GP, z wykonania budżetu, łączne dla JB, ZB, GP i bilans skonsolidowany. Było to w 2001 roku. Od tego czasu rozbudowaliśmy go o pozostałe elementy sprawozdania finansowego. Możesz używać tego produktu na dwa sposoby:

Sposób 6. W wersji rozproszonej używasz u siebie wersję sumującą, której oprócz łącznych sprawozdań wykonujesz również cały bilans skonsolidowany (z wyłączeniami i eliminacjami konsolidacyjnymi) i bilans jednostkowy z wykonania budżetu. Do niej wczytujesz pliki, które otrzymujesz od swoich jednostek. One używają różnych wersji jednostkowych – są specjalne wersje dla jednostek budżetowych, zakładów i gospodarstw oraz innych takich, jak np. instytucje kultury czy spółki, które tylko występują w bilansie skonsolidowanym.

Sposób 7. Używasz tylko wersję sumującą, do której wczytujesz pliki z systemów F-K w formacie zgodnym z formatem plików xml do BeSTii lub wprowadzasz dane ręcznie. Automatycznie uzyskujesz sumy i weryfikację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to napisz niżej pytania.

Jak przepisać bilanse jednostkowe do bilansu skonsolidowanego?

Barbara Szumocka — Thu, 17 Jun 2010 09:06:43 +0000

W systemie bilanse definiuje się powiązanie wzorów poszczególnych bilansów jednostkowych ze wzorem bilansu skonsolidowanego. W wyniku takiej automatyzacji bilans skonsolidowany uzyskuje każda jednostka za pomocą jednego kliknięcia myszką. Później w wersji se następuje automatyczne sumowanie otrzymanych bilansów od jednostek. A następnie dokonuje się eliminacji i korekt. Program posiada mechanizmy do automatycznej weryfikacji poprawności zgłoszonych wyłączeń. To jednak temat na odrębny wpis.

Wzór każdego bilansu jednostkowego ma strukturę drzewiastą. Co to oznacza?

Pozycje zaznaczone na rysunku są węzłami drzewa i kwoty przypisane do nich są wyliczane automatycznie jako sumy składników (każdy składnik nazwany jest potocznie liściem). I tak:

dla pozycji (węzła) – o numerze 4 – A.II.1 liśćmi są pozycje: 5 (A.II.1.1); 6 (A.II.1.2); 7 (A.II.1.3); 8 (A.II.1.4); 9 (A.II.1.5);
dla węzła o numerze 3 – A.II liśćmi są pozycje: 4 (A.II.1); 10 (A.II.2); 11 (A.II.3);
dla węzła o numerze 13 – A.IV liśćmi są pozycje: ; 14 (A.IV.1.1); 15 (A.IV.1.2); 16 (A.IV.1.3);
dla węzła o numerze 1 – A liśćmi są pozycje: 2 (A.I); 3 (A.II); 12 (A.III); 13 (A.IV); 17 (A.V).

Teraz już rozumiesz co jest węzłem a co liściem w drzewie. Węzeł we wzorach bilansów zawsze jest równy sumie liści (co inaczej można powiedzieć, że jest uszczegółowieniem z tego).

Teraz na obrazach zobaczysz powiązania między aktywami i pasywami we wzorze bilansu skonsolidowanego i odpowiednio wzorem bilansu jednostki budżetowej (zakładu, gospodarstwa pomocniczego), bilansem z wykonania budżetu oraz instytucji kultury. Takie powiązanie definiowane jest na poziomie liści, ponieważ, jak już wiesz, węzły policzą się automatycznie.

Jeśli klikniesz na obrazek, to otworzy się na nowej karcie w większym rozmiarze i będzie bardziej czytelny.

Bilans jednostkowy jednostki budżetowej

Bilans z wykonania budżetu

Bilans instytucji kultury

Bilans skonsolidowany jednostki samorządu terytorialnego

Barbara Szumocka — Sun, 16 May 2010 20:30:25 +0000

Obowiązek sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego w jednostkach samorządu terytorialnego (gminach, powiatach, województwach) ogranicza się tylko do skonsolidowanego bilansu. Jest sporządzany do groszy i składany do RIO w terminie 3 miesięcy od przyjęcia ostatniego sprawozdania podlegającego konsolidacji. Bilans podpisują przewodniczący zarządu (w gminach rozumie się pod tym określeniem wójta, burmistrza i prezydenta) i skarbnik.

Podczas sporządzania bilansu stosujesz przepisy ustawy o rachunkowości (D.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223) – Rozdział 6 z wyjątkiem art. 56, ponieważ obowiązek sporządzenia tego sprawozdania jest nałożony na wszystkie jst. oraz przepisy rozporządzeń MF:

w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (D.U. z 2006 r. Nr 142 poz. 1020), które obowiązywało do końca roku 2009
w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki i zakłady ubezpieczeń skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (Dziennik Ustaw z 2008 r. Nr 162 poz. 1004), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2009 i zastąpiło poprzednio obowiązujące rozporządzenie z dnia 12 grudnia 2001 r. (Dz. U. Nr 152, poz. 1729)

W praktyce to oznacza, że jeśli:

konsolidujesz bilanse jednostek budżetowych, zakładów i gospodarstw, funduszy celowych, ZOZ-u oraz instytucji kultury, to sumujesz ich jednostkowe bilanse sporządzone na formularzu bilansu skonsolidowanego z bilansem z wykonania budżetu przepisanym również do formularza bilansu skonsolidowanego i eliminujesz wyłączenia a następnie przekazujesz gotowy bilans w stosownym terminie do RIO (stosujesz metodę konsolidacji pełnej)
oprócz jednostek z punktu 1 konsolidujesz inne jednostki – spółki kapitałowe jako jednostki zależne lub współzależne w zależności od sprawowanej kontroli, to stosujesz również metodę konsolidacji proporcjonalnej i/lub metodę praw własności oraz dokonujesz eliminacji konsolidacyjnych oprócz wyłączeń.

System Bilans Se pozwala zdefiniować automatyczne przeliczanie bilansów jednostkowych (jednostek budżetowych, zakładów, gospodarstw, instytucji kultury, wykonania budżetu a nawet spółki) do bilansu skonsolidowanego i automatycznie je sumuje. Pozwala je zaimportować z wersji Bilanse J łącznie z wyłączeniami, które są weryfikowane pod względem poprawności i zgodności z informacjami przekazanymi z pozostałych jednostek. Wyłączenia są po weryfikacji sumowane i odejmowane od łącznego bilansu skonsolidowanego.

System obsługuje wszystkie metody konsolidacji i pozwala zdefiniować eliminacje kapitałów i udziałów w spółkach zależnych i współzależnych.

System pozwala na wygenerowanie plików xml z bilansami skonsolidowanymi do BeSTii oraz posiada szereg wydruków pozwalających na opracowanie informacji dodatkowych do niego.

Potrzebujesz więcej informacji? Zadaj pytania poniżej. Dziękuję.

Bilans jednostki budżetowej, zakładu budżetowego i gospodarstwa pomocniczego za rok 2009

Barbara Szumocka — Mon, 29 Mar 2010 09:10:16 +0000

Zbliża się termin sporządzenia sprawozdań finansowych. Dla jednostek podległych jest to 31 marca. Proszę zwróć uwagę, że jednostki postawione w stan likwidacji na mocy nowej ustawy o finansach publicznych będą również zobowiązane do wykonania takiego sprawozdania na dzień zakończenia likwidacji a jednostki nowo utworzone na dzień rozpoczęcia działalności.

Bilans wykonujemy zgodnie z przepisami obowiązującymi w roku 2009. Dzisiaj kilka słów na temat weryfikacji poprawności sporządzenia bilansu jednostki podległej. Do tego celu potrzebujemy dwóch dokumentów: zestawienia sald na początek i koniec roku 2009 oraz gotowego bilansu na rok 2009. W systemie Bilanse w wersji j księgowy ma dostępny moduł algorytmu, który raz zdefiniowany (i aktualizowany w miarę potrzeb) pozwala na proste uzyskiwanie bilansu na podstawie prawidłowo sporządzonego zestawienia sald.

Przykładowe zestawienie sald:

kliknij na tabelce, żeby powiększyć (a później wstecz, by wrócić)

Uzyskany w Bilans J wydruk bilansu zapisany do pliku.html

Ściągawka z kontami, które należy ująć w poszczególnych pozycjach bilansu. Na ściągawce konta podaję syntetycznie ale myślę o ich odpowiedniej analityce.

Weryfikując bilans u użytkownika wersji Bilanse J możesz poprosić o kopię bezpieczeństwa i po wdrożeniu sprawdzić prawidłowość zdefiniowania algorytmu do przeliczania lub poprosić o dodatkowe wydruki na ten temat.

Zmiany w szczególnych zasadach rachunkowości oraz planach kont dla budżetu jst

Barbara Szumocka — Thu, 18 Feb 2010 05:23:31 +0000

Z art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz.1240) wynika obowiązek określenia w drodze rozporządzenia przez Ministra Finansów szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

12 lutego 2010 r. przesłano do uzgodnień międzyresortowych a 16.02. opublikowano na stronach MF projekt rozporządzenia i uzasadnienie.

§ 1. Rozporządzenie określa szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont dla:
1) budżetu państwa;
2) budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
3) jednostek budżetowych;
4) samorządowych zakładów budżetowych;
5) państwowych funduszy celowych;
6) jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

W uzasadnieniu czytamy:

Projekt rozporządzenia nie obejmuje swym zakresem podmiotowym gospodarstw pomocniczych i państwowych zakładów budżetowych, bowiem jednostki te nie zostały wymienione jako formy organizacyjno – prawne sektora finansów publicznych. Z uwagi na fakt, iż mogą być one likwidowane lub przekształcane do 31 grudnia 2010 r. zawarto dla nich przepis przejściowy z którego wynika, iż w tym okresie będą one stosować przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Co się zmienia?

System ewidencjonowania w jednostkach samorządu terytorialnego nieruchomości. Reguluje to zapis (§ 6 ust. 6), na podstawie którego jednostki zobowiązane będą do prowadzenia ewidencji księgowej nieruchomości w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych nieruchomości z ewidencją geodezyjną nieruchomości
Dostosowano zasady umarzania i amortyzowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych do ustawy o rachunkowości (§ 6 ust. 2)
Zrezygnowano z dotychczasowych zapisów umożliwiających inwentaryzację gruntów, budynków i budowli według zasad przyjętych przez jednostkę. W celu zapewnienia jednolitego systemu rozwiązań w tym zakresie, w odniesieniu do inwentaryzacji tych składników majątku, jednostki zobowiązane będą stosować zasady inwentaryzacji określone w ustawie o rachunkowości
Wprowadzono odrębne konta księgowe w zakresie ewidencji środków pieniężnych, rozliczeń tych środków, dochodów i wydatków budżetu środków europejskich, jak również planu i zaangażowania środków europejskich. Przyjęte w projekcie rozwiązania uwzględniają zmiany niezbędne do prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń związanych z płatnościami i przepływem środków europejskich.
Zmienia się termin złożenia bilansu skonsolidowanego. Już do 31 maja 2011 roku bilans ten za rok 2010 musi być przesłany jako dokument i elektronicznie.

Jeszcze nie analizowałam zmian we wzorach formularzy dla sprawozdania finansowego. Napiszę o tym w terminie późniejszym. Ważne jest, że w celu zapewnienia możliwości dostosowania przez jednostki prowadzenia rachunkowości do szczególnych zasad określonych w rozporządzeniu wprowadzony zostaje 3 miesięczny okres przejściowy (§ 25 ust. 2).

Możemy jeszcze spokojnie sporządzić sprawozdania finansowe za rok 2009. W najbliższym czasie sporo uwagi poświęcę tej sprawie. Zorganizuję również konferencję on-line dla użytkowników systemu Bilanse (BilansSe, BilansJ, BilansJS), na której odpowiem na ich pytania.