Skarbnik Gminy, Skarbnik Powiatu » bilans łączny

29 kwietnia mija termin na odesłanie ankiety do MF a 30 na przekazanie sprawozdania Rb-WSa oraz łącznych sprawozdań finansowych i bilansu z wykonania budżetu

Barbara Szumocka — Thu, 28 Apr 2011 13:19:49 +0000

To już finisz wiosennego maratonu. Jeśli jeszcze pracujesz intensywnie, to życzę ci spokojnych chwil by nikt ci nie przerywał i dał szansę zakończyć tę pracę szybko i poprawnie. Jeśli już odpoczywasz, to gratuluję ci z całego serca. Wręczam ci tę wirtualną kawę dla poprawienia nastroju.

Czego jeszcze musisz dopilnować?

MF oczekuje do jutra elektronicznej przesyłki z wypełnioną ankietą na adres e-mail bz_jst@mofnet.gov.pl

Jest króciutka i może to ktoś inny zrobić w urzędzie np. informatyk. Jeśli nie masz doświadczeń z wdrażaniem stosowaniem budżetu zdaniowego, to niewiele będziesz mieć do wypełnienia.

Po jutrze wysyłasz Rb-WSa i łączne sprawozdania finansowe i bilans z wykonania budżetu.

Na sporządzenie skonsolidowanego masz czas do 30 czerwca. Jeśli masz dużo wzajemnych wyłączeń, to rozważ zakupienie narzędzia, które pomoże ci sporządzać ten bilans.

Kto podpisuje sprawozdania finansowe?

Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego podpisują członkowie zarządu w województwach i powiatach a w gminach wójt, burmistrz lub prezydent i skarbnik.
Sprawozdania finansowe łączne i skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego podpisuje przewodniczący zarządu w województwach i powiatach a w gminach wójt, burmistrz lub prezydent i skarbnik.

Można je wysyłać podpisane elektronicznie kwalifikowanym podpisem za pomocą systemu BeSTi@. W takim przypadku nie jest wymagana wersja papierowa.

Jeszcze drobna uwaga. W systemie BeSTi@ nie działa weryfikacja końca roku poprzedniego z początkiem okresu bieżącego sprawozdawczego. Możesz wysyłać nawet wówczas, gdy otrzymujesz komunikaty o błędach a sprawdziłaś i wesz, że ich nie ma. Powodzenia!

7 sposobów jak sporządzić łączne sprawozdanie finansowe j.s.t. za rok 2010?

Barbara Szumocka — Tue, 05 Apr 2011 20:56:28 +0000

Pismo Ministerstwa Finansów z dnia 3 lutego 2011 r. znak DR3/502/30/IDM/2011/ST-137 rozwiewa ostatecznie wszystkie wątpliwości, jakie mogłaś mieć przystępując do sporządzenia sprawozdań finansowych za 2010 rok.

Dyrektor Departamentu Rachunkowości Dorota Będziak wyjaśnia, że regulacje rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 (DZIENNIK USTAW Z 2010 R. NR 128 POZ. 861) miały ograniczone zastosowanie w roku 2010. Musiały być stosowane tylko w zakresie regulacji dotyczących wykonania budżetu środków europejskich. W pozostałym zakresie w jednostkach samorządowych weszły w życie dopiero od 1 stycznia tego roku tj. 2011.

W związku z tym podstawowe zasady ewidencji zdarzeń w 2010 nie uległy zmianie a księgi rachunkowe z roku 2010 masz prawo uznawać za prowadzone na bieżąco i przyjąć jako podstawę do sporządzenia sprawozdań finansowych według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia MF z dnia 28 lipca 2006

Co to oznacza w praktyce?

Sprawdźmy, co na temat łącznych sprawozdań mówi to rozporządzenie z 2006 roku. Wybiorę tylko pewne fragmenty, byś oszczędziła czas na szukaniu:

§ 14.

1. Jednostki kontynuujące działalność sporządzają sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia.

4. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki jest sprawozdaniem finansowym jednostkowym.

5. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych jest sprawozdaniem łącznym.

6. Sprawozdania finansowe łączne są sumą sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych i sporządza się je w złotych i groszach.

§ 17.

1. Sprawozdanie finansowe jednostki podpisuje kierownik jednostki i główny księgowy

3. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego podpisują członkowie zarządu (tu rozumie się też wójt, burmistrz, prezydent) i skarbnik.

4. Sprawozdania finansowe łączne i skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego podpisuje przewodniczący zarządu i skarbnik.

§ 19.

3. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania finansowe łączne osobno dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych i przekazują je do regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego.

4. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują bilanse z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego do regionalnej izby obrachunkowej do dnia 30 kwietnia roku następnego.

Jak już wiesz sprawozdanie łączne jest sumą sprawozdań. A z tego wynika, że będziesz sumować kwoty ze wszystkich pól “liści” z dokumentów w każdej grupie oddzielnie. Każdy formularz sprawozdania jst ma strukturę drzewa z kolejnymi gałęziami a na samym końcu masz „liść” czyli taką pozycję, do których wpisujesz wartości liczbowe. Kwoty w pozycjach, które mają w formularzu wpisaną formułę musisz wyliczyć według tej formuły.

Kiedy otrzymujesz jednostkowe sprawozdania tylko w formie papierowej, to bardzo ważne jest byś sprawdziła czy liczba ma znak minus w polach, w których wpisywana jest strata. Jedynym wyjątkiem w formularzach jest pozycja III.1 w zestawieniu zmian w funduszu. Tylko w tym wierszu kwotę straty wpisuje się ze znakiem plus, jako zmniejszenie funduszu jednostki. Jeśli tego nie dopilnujesz, to już przy sumowaniu kwot w polu strata będziesz mieć zafałszowaną kwotę łącznej straty dla danego typu jednostek i odpowiedniego dokumentu. To również oznacza, że we wszystkich wyliczeniach wyniku finansowego będziesz go wyliczać jako sumę strat (ze znakiem -) i zysku ( ze znakiem + oczywiście).

Jak możesz sobie pomóc i ułatwić tę pracę?

Potrzebujesz narzędzia, które:

księgowym z jednostek pozwoli przygotować dla ciebie dokumenty w formie elektronicznej
tobie pozwoli wczytać te pliki i zsumować prawidłowo w sposób automatyczny

Znam dwa systemy, które to robią. Pewnie są inne a w szczególności takie oparte o arkusze kalkulacyjne.

Darmowe rozwiązanie dostajesz w systemie z MF BeSTi@ i SJO BeSTi@. Możesz to zrobić tylko w BeSTii na trzy sposoby:

Sposób 1. Jednostki są połączone z bazą dużej BeSTii (zielonej) i księgowi wprowadzają tam dokumenty swoich sprawozdań finansowych. Kiedy to zrobią ty tylko sprawdzasz i po sprawdzeniu agregujesz. W zasadzie sprawdzanie obywa się ręcznie, bo nie widziałam tam automatycznych narzędzi do sprawdzania. Takie rozwiązanie stosujesz, gdy masz tych księgowych w jednej sieci informatycznej.

Sposób 2. Kiedy jednostki masz w różnych miejscach odległych od siebie, to możesz wykorzystać połączenie sił zielonej BeSTii i niebieskiej SJO BeSTii. Księgowi po wprowadzeniu dokumentów w swojej instalacji niebieskiej BeSTii wysyłają ci pocztą e-mail z załączonym plikiem xml, który ty wczytujesz do zielonej BeSTii, sprawdzasz i tutaj agregujesz (sumujesz automatycznie) podobnie, jak w punkcie 1.

Sposób 3. Papierowe dokumenty, które przyniosły ci jednostki przepisujesz do zielonej BeSTii ręcznie przy okazji sprawdzając. Kiedy wprowadzisz, to sumujesz w taki sam sposób, jak w poprzednich punktach. Ten sposób jest dla ciebie najbardziej uciążliwy ale mimo wszystko łatwiejszy w zastosowaniu niż ręczne wyliczanie odpowiednich sum. W tym sposobie możesz dołączyć wczytywanie plików xml, które w formacie akceptowanym przez BeSTię generowane są w jednostce przez ich system F-K.

Za darmo możesz policzyć w:

Sposób 4. W arkuszu kalkulacyjnym, w którym zdefiniujesz sobie tabele z wierszami odpowiednio dla poszczególnych dokumentów (tutaj wystarczy, że wpiszesz tylko “liście”, bo tylko liście musisz później przepisać do zielonej BeSTii w odpowiednim łącznym dokumencie) a w kolumnach wpiszesz odpowiednie kwoty z każdej jednostki. Pamiętaj je tak pogrupować, by łatwo formułą suma zebrać w arkuszu kwoty dla JB, ZB, GP. BeSTi@ wylicza sama formuły w oparciu o wpisane kwoty z “liści”.

Pozostają ci jeszcze odpłatne systemy do sporządzania bilansów

Sposób 5. Słyszałam o kilku systemach od dostawców oprogramowania do księgowości ale nie widziałam ich w działaniu. Nie mogę ci żadnego zarekomendować. Jeśli używasz jakiegoś i chcesz podzielić się doświadczeniami, to napisz komentarz. Ostatnie dwa sposoby możesz zrealizować za pomocą mojego autorskiego rozwiązania. System informatyczny powstał jeszcze w czasie, kiedy j.s.t sporządzały tylko bilanse jednostkowe JB. ZB, GP, z wykonania budżetu, łączne dla JB, ZB, GP i bilans skonsolidowany. Było to w 2001 roku. Od tego czasu rozbudowaliśmy go o pozostałe elementy sprawozdania finansowego. Możesz używać tego produktu na dwa sposoby:

Sposób 6. W wersji rozproszonej używasz u siebie wersję sumującą, której oprócz łącznych sprawozdań wykonujesz również cały bilans skonsolidowany (z wyłączeniami i eliminacjami konsolidacyjnymi) i bilans jednostkowy z wykonania budżetu. Do niej wczytujesz pliki, które otrzymujesz od swoich jednostek. One używają różnych wersji jednostkowych – są specjalne wersje dla jednostek budżetowych, zakładów i gospodarstw oraz innych takich, jak np. instytucje kultury czy spółki, które tylko występują w bilansie skonsolidowanym.

Sposób 7. Używasz tylko wersję sumującą, do której wczytujesz pliki z systemów F-K w formacie zgodnym z formatem plików xml do BeSTii lub wprowadzasz dane ręcznie. Automatycznie uzyskujesz sumy i weryfikację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to napisz niżej pytania.

Informacje uzupełniające do bilansów w BeSTiach

Barbara Szumocka — Wed, 30 Mar 2011 22:44:12 +0000

Jeśli agregujesz sprawozdania finansowe w BeSTii z SJO BeSTii zainstalowanych w jednostkach, pamiętaj proszę o przesłaniu słowników do jednostek. W dużej (zielonej) BeSTii potrzebujesz zdefiniować pozycje w słowniku informacji uzupełniających do bilansu w module Administracja.

Z tego modułu generujesz plik xml z tymi słownikami i przekazujesz do jednostek.

Kiedy wszystkie jednostki będą miały te słowniki i wczytają je przed wygenerowaniem plików dla ciebie, to dostaniesz od nich prawidłowe pliki xml z SJO BeSTii. Zsumowanie bilansów otrzymanych do bilansów łącznych odbędzie się w BeSTii gładko i szybko.

Słownik wpisujesz w module Administracja-Informacje uzupełniające. Wypełniasz dwa pola:

symbol – to mogą być liczby np. 1, 2, 3, … dla kolejnych pozycji słownika. Możesz wpisać inaczej wedle swojego uznania
opis – do każdej pozycji przypisujesz opis odpowiedni dla niej np. Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, Umorzenie środków trwałych, Umorzenie pozostałych środków trwałych i wyposażenia, Odpisy aktualizujące należności

Kiedy już wpiszesz wszystkie potrzebne ci pozycje w tym słowniku, to z menu plik wybierasz eksport do pliku xml. W ten sposób otrzymany plik zapisujesz na dysku i wysyłasz e-mailem do swoich jednostek.

Ten słownik potrzebujesz mieć również w sytuacji, gdy wszystkie jednostki sporządzają sprawozdania finansowe w zielonej BeSTii albo kiedy wstawiasz tylko do niej sprawozdania łączne.

Kalendarz sprawozdawczy na kwiecień

Barbara Szumocka — Fri, 02 Apr 2010 06:55:34 +0000

W kwietniu mamy kilka ważnych terminów do dotrzymania, które podlegają dyscyplinie finansów publicznych. Nim jednak one nastąpią mamy kilka dni na skupienie się na sobie i swoich bliskich.

Życzę Ci, by nabranie dystansu do spraw zawodowych i “wyłączenie” myślenia o nich było dla Ciebie łatwe, szybkie i przyjemne. Warto każdego dnia wprowadzić sobie małe ćwiczenie. W ciągu dnia na jedna minutę skupiać się na sobie. W ciągu takiej minuty można nauczyć się”skanować” swoje ciało i umysł. Kilka razy powtórzone to ćwiczenie pozwoli Ci uświadomić sobie napięcia w ciele, natrętne myśli i uczucia. Taka świadomość uchroni Cię od skumulowania napięć, które prowadzą do powstawania chronicznych niedyspozycji a w konsekwencji chorób. Nie ignoruj swoich potrzeb. Staraj się je zauważać, rozumieć i zaspokajać.

Wiem co znaczy “utonąć” w liczbach albo papierach. Jeśli na dodatek jest to Twoja pasja, to z łatwością możesz zapomnieć o sobie. Odpocznij przez najbliższe dni, by z nowymi siłami stanąć do dotrzymywania kolejnych terminów:

8 kwiecień

jednostki budżetowe wykonujące zadania zlecone składają Rb-27ZZ do zarządów j.st. (wójtów, burmistrzów, prezydentów i zarządów powiatów oraz województw)

12 kwiecień (normalnie do 10 kwietnia ale ten termin w tym roku wypada w sobotę więc przesuwa się na poniedziełek)

jednostki budżetowe składają: Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, Rb-N i dodatkowo jednostki wykonujące zadania zlecone Rb-50 i Rb-ZN do zarządów j.st.
zakłady, gospodarstwa i fundusze celowe składają Rb-Z, Rb-N do zarządów j.st.
zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-27ZZ do dysponentów przekazujących dotacje i do wiadomości do RIO

14 kwiecień

zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-50 do dysponentów przekazujących dotacje i do wiadomości do RIO

22 kwiecień

zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, Rb-N, Rb-ZN do RIO
zarządy j.s.t. składają zbiorcze Rb-ZN do dysponentów dotacji
zarządy j.s.t. składają jednostkowe organu Rb-NDS do RIO

3o kwiecień

zarządy j.s.t. składają łączne bilanse, rachunki zysków i strat, zestawienia zmian w funduszach jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych za rok 2009
zarządy j.s.t. składają jednostkowy bilans z wykonania budżetu za 2009 rok

A w maju już “spacerek” – tylko miesięczne sprawozdania Rb-27S, Rb-28S. W czerwcu jeszcze zrobimy dodatkowo bilans skonsolidowany. O tym napiszę kolejnym razem.

Zamknięcie roku 2009

Barbara Szumocka — Thu, 28 Jan 2010 11:56:21 +0000

Trwają prace na szczeblu jednostek podległych nad przygotowaniem danych do sprawozdania finansowego, które jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze muszą przygotować do końca marca bieżącego roku. Te dane muszą być kompletne, wiarygodne i zweryfikowane, by mogły stanowić podstawę sporządzenia prawidłowego bilansu jednostkowego a następnie prawidłowego bilansu łącznego i skonsolidowanego.

Bilans za rok 2009 sporządzany jest na podstawie przepisów zawartych w

ustawie o rachunkowości z dnia 29.09.1994 roku (tekst jednolity Dz.U. z 2009 nr 152, poz.1223 z późniejszymi zmianami),
ustawie z 27.08.2009 roku o finansach publicznych
rozporządzeniu Ministra Finansów z 28.07. 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.)

Kiedy dane są kompletne?

Wówczas, gdy wszystkie dane o przeprowadzonych operacjach gospodarczych w ciągu całego roku bilansowego są wprowadzone do ewidencji księgowej łącznie z wynikami inwentaryzacji. Dane te muszą być wprowadzone zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w dokumencie zasady (polityka) rachunkowości, za który odpowiada kierownik jednostki. W jego obowiązkach leży opracowanie, przyjęcie i aktualizacja w formie pisemnej dokumentu Zasady (polityka) rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości:

Art. 10. 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

3. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż wymienione w art. 2 ust. 3, mogą stosować MSR.)

Kiedy dane są wiarygodne?

Tylko księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z zasadami rachunkowości (również w zakresie wyceny aktywów i pasywów) dostarczają wiarygodnych danych do sporządzenia sprawozdań. Rozdział 2 ustawy o rachunkowości precyzuje przepisy dotyczące tego zagadnienia. Jako skarbnik odpowiadasz za wiarygodność sprawozdań łącznych będących sumą sprawozdań jednostkowych dostarczanych do ciebie z jednostek podległych. Potrzebujesz zadbać, by księgowi z jednostek podległych przygotowali wiarygodne sprawozdania jednostkowe. Szczególnie istotne jest, by wszyscy zastosowali te same zasady w zakresie wyceny aktywów i pasywów.

Kiedy dane są zweryfikowane?

Warto mieć listę czynności, które trzeba wykonywać kolejno podczas weryfikowania informacji, które zostaną przedstawione w sprawozdaniu. Według takiej listy księgowym będzie łatwiej wykonać wszystkie czynności a ty będziesz tracić mniej czasu na wskazywanie błędów do poprawienia. Obszarami, w obrębie których powstaje najwięcej pomyłek są:

ewidencja i wycena środków trwałych
rozrachunki (szczególnie ewidencja i wycena należności)