Miesiące styczeń-kwiecień to sezon sprawozdań budżetowych i finansowych. Jeden termin goni drugi. Potrzebujesz dobrej organizacji pracy, jeśli większość pracy wykonujesz samodzielnie. Wielkim sojusznikiem w takim okresie jest automatyzacja. W jaki sposób możesz sobie pomóc, by dotrzymywać ustawowych terminów?

Idealnym rozwiązaniem byłoby posiadanie w każdej jednostce podległej systemu finansowo-księgowego, który generowałby zestaw sprawozdań w formacie czytanym przez system BeSTi@. Większość znanych mi programów FK generuje pliki w formacie d*.dbf dla Rb-27S oraz w*.dbf dla Rb-28S. T0 wystarczy do sporządzenia sprawozdań miesięcznych. Musisz zwrócić uwagę czy w pliku takim są tylko kwoty w kolumnach plan i wykonanie. Jeśli wygenerujesz pełne informacje dla kwartału, to import w BeSTii się nie powiedzie.

W przypadku sprawozdań za cały rok (czy kolejny kwartał) rzecz staje się bardziej skomplikowana, bo dochodzą dodatkowe sprawozdania, dla których systemy FK nie generują plików do automatycznej wymiany.

Co zrobić kiedy nie wszystkie jednostki mają takie oprogramowanie albo wręcz prowadzą księgi ręcznie i sporządzają sprawozdania ręcznie?

Najwięcej korzyści masz, kiedy dostajesz od jednostki wszystkie wymagane sprawozdania w wersji papierowej i elektronicznej. Może w przyszłości wersja papierowa zostanie wyeliminowana i ochronimy trochę lasów na tej planecie. Na razie w twojej pracy papier jest koniecznym jej elementem.

Mając BudżetP lub BudżetZ masz pomoc w porządzeniu zbiorczych sprawozdań poprzez SprawozdaniaZ lub SprawozdaniaSe. Z każdej wersji możesz automatycznie przenosić sprawozdania do BeSTii.  Niestety tylko to drugie rozwiązanie pozwala tobie uzyskiwać automatyczne sumy wszystkich sprawozdań z jednostek i księgowym w jednostkach podległych skorzystać ze Sprawozdań w wersji J, by przekazać ci obie wersje sprawozdań jednostkowych.

Księgowi również zyskują automatyzację w swojej pracy:

  1. Poprawianie błędów w sprawozdaniu nie wymaga przepisywania całego sprawozdania
  2. Automatycznie można przenieść dane dla Rb-27S i Rb-28S z poprzedniego okresu na nowy i poprawić tylko w miejscach, gdzie nastąpiły zmiany
  3. Automatycznie można przenieść dane z FK przy pomocy plików wymiany *.dbf
  4. Wydrukować, kiedy już wszystko jest sprawdzone i uzgodnione w wersji sumującej Se

Jednostki muszą złożyć sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28Sdo 18 stycznia za miesiąc grudzień 2009. Ty masz tylko czas do 22 stycznia, by przekazać je do RIO poprzez BeSTię. W lutym będzie więcej sprawozdań do przekazania i niestety więcej pracy.

Jakie będą terminy składania sprawozdań w 2010 roku? Jeszcze nie wiadomo. Chodzą słuchy, że wszystkie terminy zostaną skrócone. Osobiście mam nadzieję, że nie do 1/3 aktualnie obowiązujących terminów tak, jak to ma miejsce w przypadku podejmowani uchwały budżetowej. Czy Besti@ dla jednostek będzie uzasadnieniem takiego skrócenia terminów wykonywania sprawozdań? Niedługo pewnie się dowiemy.

Już wiadomo, że od 1 kwartału dojdzie nowe sprawozdanie Rb-NZ a rozporządzenie myślę odpowie na inne pytania.

Pamiętaj o możliwości automatycznej weryfikacji podczas importu sprawozdań z wersji J do wersji Se, o której pisałam jakiś czas temu. Przeczytaj o tym klikając w czerwony (wyróżniony) tekst tego zdania (taki tekst nazywa się linkiem). Kiedy chcesz wrócić na początek strony do najnowszych artykułów, to kliknij na słowo HOME w górnym lewym rogu pod obrazkiem.

Wpisz komentarz

Prezent dla Skarbnika
prezent dla skarbnika
Bezpłatny Biuletyn Skarbnika
Imię: *
Email: *
Twój adres e-mail
jest na 100% bezpieczny!
Archiwum