Pojawiło się pytanie, na które odpowiedź jest w zasadzie prosta, jeśli się wie, gdzie ją znaleźć. Ponieważ sprawa jest ważna i każdy powinien na nie znac odpowiedź postanowiłam poświecić chwilę tej sprawie. Pytanie jest następujące:

Czy do Bestii można wczytać sprawozdania miesięczne z jednostek, a potem zrobić zbiorówkę przez agregację? Jak tak to w jaki sposób utworzyć miesięczne okresy sprawozdawcze, skoro oficjalnie mamy tylko kwartały i sprawozdanie miesięczne za XII?

Pierwsza sprawa: sprawozdanie za miesiąc grudzień jest w systemie na wyjątkowych prawach i nie jest traktowane identycznie jak sprawozdania za miesiące, które nie kończą kwartałów tj. styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad. Grudzień, podobnie jak okresy sprawozdawcze otwiera MF. Nawet w oznaczeniu okresów sprawozdawczych grudzień nazywany jest kwartałem i ma numer 5.

Druga sprawa: Jeśli w BeSTii masz wpisane wszystkie jednostki budżetowe a one przekazują ci swoje miesięczne sprawozdania elektronicznie w postaci pliku xml o formacie zgodnym z BeSTią (to mogą być pliki z BeSTii SJO, z systemów finansowo-księgowych, innych systemów sprawozdawczych, które zapisują sprawozdania w tym formacie), to możesz je wczytać używając polecenia z menu plik – Import z pliku xml, kiedy masz otwarty nagłówek wybranego sprawozdania. Pamiętaj, że ponowne wczytanie sprawozdania nadpisuje poprzednie.

Dla “desperatów” jest możliwa opcja przepisywania sprawozdania dostarczonego na papierze. Ale i w tym przypadku można ułatwić sobie sprawę wykonując następujące kroki:

  1. zapisać do pliku xml sprawozdanie tej jednostki z poprzedniego okresu sprawozdawczego
  2. ręcznie zmienić dane w nagłówku xmla otwierając go w notatniku – zamykać krzyżykiem w górnym prawym rogu i dawać odpowiedź tak na pytanie czy zapisać – w ten sposób z pewnością nie zmienimy przypadkiem kodowania zapisywanego pliku – a to bardzo ważne
  3. Wczytać ten plik do BeSTii i już ręcznie poprawić to, co się zmieniło

Jeśli potrzebna bardziej szczegółowa instrukcja tego tematu, to proszę o info poniżej.

Trzecia sprawa: najbardziej kluczowa w tym pytaniu: jak zainicjować taki okres sprawozdawczy?

Wykonaj kroki pokazane na obrazkach:

pierwszy

drugi

trzeci

i gotowe!

Teraz wczytujesz, sprawdzasz, agregujesz i zostawiasz na swoim komputerze. Miesięcznych sprawozdań nie wysyłasz do RIO. Pamiętaj zrobić kopię bazy – tak na wszelki wypadek, nigdy nie zaszkodzi, by nie robić czegoś dwa razy. Za miesiąc skasujesz ten zapis, kiedy zrobisz kolejną kopię z kolejnym okresem – w niej będzie też poprzedni. Przy odzyskiwaniu danych z serwera komunikacyjnego masz dostęp tylko do zapisu wysłanych sprawozdań do RIO.

A tak na marginesie – podręcznik użytkownika jest dostępny na stronie portalu serwisowego BeSTii

10 Odpowiedzi do “Jak w BeSTii sporządzić zbiorcze sprawozdania miesięczne?”

  • GM:

    Bardzo dziękuję za wyczerpującą informację na ostatnio “gorący” temat. Sprawa faktycznie prosta ale dopiero teraz jak wiem jak zacząć.
    Jeszcze raz dziękuję!!!

  • Proszę bardzo! Powodzenia

    Pozdrawiam
    Basia

  • Ania:

    A ja mam pytanie, w jaki sposób sprawozdania miesięczne sporządzone w BeSTii można skorygować w przypadku korekty złożonej przez jednostkę. Poprzez funkcję “koryguj” można poprawić tylko sprawozdania wysłane do RIO. A co ze sprawozdaniami miesięcznymi, których się nie wysyła? Czy wystarczy je usunąć i po uzupełnieniu listy sprawozdań zagregować ponownie? Co wtedy z datą takiego sprawozdania, jeśli np. w marcu korygowane jest sprawozdanie za styczeń?

    • Witaj Aniu

      Dobrze myślisz. Obowiązek zatwierdzania sprawozdań jest w momencie wysyłania do RIO kwartalnych sprawozdań.

      Miesięczne sprawozdania poprawia się do skutku bez ewidencji korekt. A takie poprawianie bez ewidencji korekt oznacza, że zawsze mamy tylko jedno ostateczne sprawozdanie i nic “po drodze”.

      Dlatego trzeba skasować zbiorówkę, poprawić jednostkowe i ponownie zagregować. Tutaj BeSTi@ się pewnie nie da “oszukać” i po dacie będzie widać, że było poprawiane – dokument papierowy z wcześniejszą datą masz w dokumentach, bo jednostka korektę musi Ci złożyć również na papierze.

      Powodzenia
      miłego weekendu

      Pozdrawiam
      Basia

      • Marzena:

        witam ,
        uważam to za niedoskonałośc programu Besti@ , jesli mam korektę sprawozdania jednostkowego to równiez powinnam miec mozliwośc zrobienia korekty sprawozdania zbiorczego , a nie opierać sie wyłącznie na usuwaniu wczesniejszego sprawozdania.
        pozdrawiam Marzena

        • Ja to rozumiem Marzeno, bo patrzę też z innej strony.

          Sama jestem producentem oprogramowania, które ma ułatwić Tobie pracę (jako głównej księgowej i skarbnikowi).

          BeSTi@ została zaprojektowana już ponad 8 lat temu. Taki wiek dla aplikacji, w której co chwila wykonuje się poprawki odpowiada obrazowo “staruszkowi po wielu interwencjach chirurgicznych”. Ministerstwo nieustannie zmienia przepisy i na dodatek nie przejmuje się zupełnie czy są tak sformułowane, że nie stworzy to kolizji z tym, co już jest w systemie.

          Podobne problemy mają wszyscy producenci oprogramowania tego typu, kiedy podejmują się aktualizacji do nowych przepisów. Jeszcze trochę i będzie trzeba uczyć się zupełnie nowych rzeczy, bo te, co są już nie dadzą się zmodyfikować. To może być zdecydowanie bardziej “bolesne” niż skasowanie sprawozdania.

          A tak na marginesie ten sposób korygowania jest jedynym pewnym sposobem wyegzekwowania prawidłowego sprawozdania od jednostki. Jeśli skarbnik poprawi sprawozdanie jednostki “na telefon” bez papierowej podkładki i pliku elektronicznego, to kto odpowie na dyscyplinie?
          A tak wczytujesz poprawiony plik i jest wszystko w porządku. Odpowiedzialność jest tam, gdzie powinna być.

          Pozdrawiam i życzę dobrego dnia
          Basia

  • Marzena:

    Pani Basiu dziękuje za odpowiedź,

    tyko cały czas mnie trapi to, że jednostka może zrobić korekte sprawozdania jednostkowego a ja zbiorczego nie tylko musze usunąc sprawozdanie pierwotne i na nowo agregowac wersje pierwotną a co z data na tym sprawozdaniu ? w zbiorze sprawozdań wersji papierowych będe miała tylko wersje sprawozdan pierwotnych czy powinnam zachowac te wersje czy mieć tylko ostatnią jako jedyną ?
    Marzena

    • Myślę, że Marzeno wystarczy Ci w dokumentach papierowych kolejna wersja od jednostki, która poprawia swoje sprawozdanie. Ona musi Ci je dać papierowo i elektronicznie.

      Nigdzie nie widziałam przepisów, które nakazują Ci posiadanie papierowej wersji zagregowanych sprawozdań miesięcznie po korekcie.

      Pozdrawiam
      Basia
      P.S. mówimy sobie tutaj po imieniu. Tak jest wygodniej i bardziej rodzinnie. Dziękuję

  • Marzena:

    Basiu bardzo dziękuję za informację teraz jestem spokojniejsza :)
    czyli wystarczy pierwotna wersja sprawozdania zbiorczego a jesli juz wystąpią korekty to nie musimy ich agregowac tylko w razie potrzeb kontroli przedstawic korekty od jednostek.
    pozdrawiam
    Marzena

    • Marzeno

      Chyba nie bardzo dokładnie wyjaśniłam. Mówiłam o wersji drukowanej, że nie musisz jej mieć po korekcie sprawozdania od jednostki.

      Myślę, że najlepiej mieć procedurę wewnętrzną dla tego zagadnienia. Swoją drogą, to popytam w różnych miejscach jak robią to inni.

      Może tutaj jeszcze ktoś wpisze kilka słów jak robi to u siebie?

      Pozdrawiam świątecznie
      Basia

Wpisz komentarz

Prezent dla Skarbnika
prezent dla skarbnika
Bezpłatny Biuletyn Skarbnika
Imię: *
Email: *
Twój adres e-mail
jest na 100% bezpieczny!
Archiwum