Pismo  Ministerstwa Finansów z dnia 3 lutego 2011 r. znak DR3/502/30/IDM/2011/ST-137 rozwiewa ostatecznie wszystkie wątpliwości,  jakie mogłaś mieć przystępując do sporządzenia sprawozdań finansowych za 2010 rok.

Dyrektor Departamentu Rachunkowości Dorota Będziak wyjaśnia, że regulacje  rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 (DZIENNIK USTAW Z 2010 R. NR 128 POZ. 861) miały ograniczone zastosowanie w roku 2010. Musiały być stosowane tylko w zakresie regulacji dotyczących wykonania budżetu środków europejskich. W pozostałym zakresie w  jednostkach samorządowych weszły w życie dopiero od 1 stycznia tego roku tj. 2011.

W związku z tym podstawowe zasady ewidencji zdarzeń w 2010 nie uległy zmianie a księgi rachunkowe z roku 2010 masz prawo uznawać za prowadzone na bieżąco i przyjąć jako podstawę do sporządzenia sprawozdań finansowych według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia MF z dnia 28 lipca 2006

Co to oznacza w praktyce?

Sprawdźmy, co na temat łącznych sprawozdań mówi to rozporządzenie z 2006 roku.  Wybiorę tylko pewne fragmenty, byś oszczędziła czas na szukaniu:

§ 14.

1. Jednostki kontynuujące działalność sporządzają sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia.

4. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki jest sprawozdaniem finansowym jednostkowym.

5. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych jest sprawozdaniem łącznym.

6. Sprawozdania finansowe łączne są sumą sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych i sporządza się je w złotych i groszach.

§ 17.

1. Sprawozdanie finansowe jednostki podpisuje kierownik jednostki i główny księgowy

3. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego podpisują członkowie zarządu (tu rozumie się też wójt, burmistrz, prezydent) i skarbnik.

4. Sprawozdania finansowe łączne i skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego podpisuje przewodniczący zarządu i skarbnik.

§ 19.

3. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania finansowe łączne osobno dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych i przekazują je do regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego.

4. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują bilanse z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego do regionalnej izby obrachunkowej do dnia 30 kwietnia roku następnego.

Jak już wiesz sprawozdanie łączne jest sumą sprawozdań. A z tego wynika, że będziesz sumować kwoty ze wszystkich pól “liści” z dokumentów w każdej grupie oddzielnie.  Każdy formularz sprawozdania jst ma strukturę drzewa z kolejnymi gałęziami a na samym końcu masz „liść” czyli taką pozycję, do których wpisujesz  wartości liczbowe. Kwoty w pozycjach, które mają w formularzu wpisaną formułę musisz  wyliczyć według tej formuły.

Kiedy otrzymujesz jednostkowe sprawozdania tylko w formie papierowej, to bardzo ważne jest byś sprawdziła czy liczba ma znak minus w polach, w których wpisywana jest strata. Jedynym wyjątkiem w formularzach jest pozycja III.1 w zestawieniu zmian w funduszu. Tylko w tym wierszu  kwotę straty wpisuje się ze znakiem plus, jako zmniejszenie funduszu jednostki. Jeśli tego nie dopilnujesz, to już przy sumowaniu kwot w polu strata będziesz mieć zafałszowaną kwotę łącznej straty dla danego typu jednostek i odpowiedniego dokumentu. To również oznacza, że we wszystkich wyliczeniach wyniku finansowego będziesz go wyliczać jako sumę strat (ze znakiem -) i zysku ( ze znakiem + oczywiście).

Jak możesz sobie pomóc i ułatwić tę pracę?

Potrzebujesz narzędzia, które:
  1. księgowym z jednostek pozwoli przygotować dla ciebie dokumenty w formie elektronicznej
  2. tobie pozwoli wczytać te pliki i zsumować prawidłowo w sposób automatyczny

Znam dwa systemy, które to robią. Pewnie są inne a w szczególności takie oparte o arkusze kalkulacyjne.

Darmowe rozwiązanie dostajesz w systemie z MF BeSTi@ i SJO BeSTi@. Możesz to zrobić tylko w BeSTii na trzy sposoby:

Sposób 1. Jednostki są połączone z bazą dużej BeSTii (zielonej) i księgowi wprowadzają tam dokumenty swoich sprawozdań finansowych. Kiedy to zrobią ty tylko sprawdzasz i po sprawdzeniu agregujesz. W zasadzie sprawdzanie obywa się ręcznie, bo nie widziałam tam automatycznych narzędzi do sprawdzania. Takie rozwiązanie stosujesz, gdy masz tych księgowych w jednej sieci informatycznej.

Sposób 2. Kiedy jednostki masz w różnych miejscach odległych od siebie, to możesz wykorzystać połączenie sił zielonej BeSTii i niebieskiej SJO BeSTii. Księgowi po wprowadzeniu dokumentów w swojej instalacji niebieskiej BeSTii wysyłają ci pocztą e-mail z załączonym plikiem xml, który ty wczytujesz do zielonej BeSTii, sprawdzasz i tutaj agregujesz (sumujesz automatycznie) podobnie, jak w punkcie 1.

Sposób 3. Papierowe dokumenty, które przyniosły ci jednostki przepisujesz do zielonej BeSTii ręcznie przy okazji sprawdzając. Kiedy wprowadzisz, to sumujesz w taki sam sposób, jak w poprzednich punktach. Ten sposób jest dla ciebie najbardziej uciążliwy ale mimo wszystko łatwiejszy w zastosowaniu niż ręczne wyliczanie odpowiednich sum. W tym sposobie możesz dołączyć wczytywanie plików xml, które w formacie akceptowanym przez BeSTię generowane są w jednostce przez ich system F-K.

Za darmo możesz policzyć w:

Sposób 4. W arkuszu kalkulacyjnym, w którym zdefiniujesz sobie tabele z wierszami odpowiednio dla poszczególnych dokumentów (tutaj wystarczy, że wpiszesz tylko “liście”, bo tylko liście musisz później przepisać do zielonej BeSTii w odpowiednim łącznym dokumencie) a w kolumnach wpiszesz odpowiednie kwoty z każdej jednostki. Pamiętaj je tak pogrupować, by łatwo formułą suma zebrać w arkuszu kwoty dla JB, ZB, GP. BeSTi@ wylicza sama formuły w oparciu o wpisane kwoty z “liści”.

Pozostają ci jeszcze odpłatne systemy do sporządzania bilansów

Sposób 5. Słyszałam o kilku systemach od dostawców oprogramowania do księgowości ale nie widziałam ich w działaniu. Nie mogę ci żadnego zarekomendować. Jeśli używasz jakiegoś i chcesz podzielić się doświadczeniami, to napisz komentarz. Ostatnie dwa sposoby możesz zrealizować za pomocą  mojego autorskiego rozwiązania. System informatyczny powstał jeszcze w czasie, kiedy j.s.t sporządzały tylko bilanse jednostkowe JB. ZB, GP, z wykonania budżetu, łączne dla JB, ZB, GP i bilans skonsolidowany. Było to w 2001 roku. Od tego czasu rozbudowaliśmy go o pozostałe elementy sprawozdania finansowego. Możesz używać tego produktu na dwa sposoby:

Sposób 6. W wersji rozproszonej używasz u siebie wersję sumującą, której oprócz łącznych sprawozdań wykonujesz również cały bilans skonsolidowany (z wyłączeniami i eliminacjami konsolidacyjnymi) i bilans jednostkowy z wykonania budżetu. Do niej wczytujesz pliki, które otrzymujesz od swoich jednostek. One używają różnych wersji jednostkowych – są specjalne wersje dla jednostek budżetowych, zakładów i gospodarstw oraz innych takich, jak np. instytucje kultury czy spółki, które tylko występują w bilansie skonsolidowanym.

Sposób 7. Używasz tylko wersję sumującą, do której wczytujesz pliki z systemów F-K w formacie zgodnym z formatem plików xml do BeSTii lub wprowadzasz dane ręcznie. Automatycznie uzyskujesz sumy i weryfikację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to napisz niżej pytania.

Wpisz komentarz

Prezent dla Skarbnika
prezent dla skarbnika
Bezpłatny Biuletyn Skarbnika
Imię: *
Email: *
Twój adres e-mail
jest na 100% bezpieczny!
Archiwum